TUGAS MANDIRI 4 SISTEM INFORMASI AKUTANSI - KAMPUS MILLENIAL ITBI

    NAMA : LUSIA SIAGIAN

    JURUSAN : AKUTANSI

    KELAS : PAGI

   MATA KULIAH :SISTEM INFORMASI                                            AKUTANSI

1. Jelaskan fungsi sistem akuntansi pembelian dalam perusahaan!

Jawab 

1. Fungsi Gudang

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggungjawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung pakai (tidak diselanggarakan persediaan di barang digudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.
2. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3. Fungsi Penerimaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari retur penjualan.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan utang dan fungsi pencatatan persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam registrasi bukti kas keluar untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.

2. Jelaskan jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian!

Jawab  

• Prosedur permintaan pembelian: Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian

• Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok: Fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi menganai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain.

• Prosedur order pembelian: Fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan perusahaan.

• Prosedur penerimaan barang: Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima lalu membuat laporan penerimaan barang.

• Prosedur pencatatan utang: Fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan faktur dari pemasok dan mengarsip dokumen dan mencatatnya sebagai utang.

• Prosedur distribusi pembelian: Meliputi distibusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

3. Jelaskan catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem retur pembelian dan setiap fungsinya!

Jawab 

Jurnal Retur Pembelian atau Jurnal Umum. Jurnal retur pembelian digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian yang mengurangi jumlah persediaan dan utang dagang.Jika perusahaan tidak menggunakan jurnal khusus karena rendahnya frekuensi transaksi retur pembelian, perusahaan menggunakan jurnal umum untuk mencatat transaksi tersebut.

Kartu Persediaan. Dalam sistem retur pembelian, kartu persediaan digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok persediaan karena dikembalikannya barang yang telah dibeli kepada pemasoknya. 

Kartu Utang. Dalam sistem retur pembelian, kartu utang digunakan untuk mencatat berkurangnya utang kepada debitur akibat adanya pengembalian barang kepada debitur. Jika perusahaan menggunakan voucher payable procedure, berkurangnya utang kepada debitur dicatat dengan cara mengarsipkan memo debit dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar menurut nama debitur.

4. Jelaskan fungsi dokumen-dokumen yang dipakai dalam sistem akuntansi pembelian.

Jawab

Fungsi Pembelian. Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk mengeluarkan memo debit untuk retur pembelian.

Fungsi Gudang. Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang kepada fungsi pengiriman seperti yang tercantum dalam tembusan memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.

Fungsi Pengiriman. Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk mengirimkan
kembali barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.

Fungsi Akuntansi. Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat:

• Transaksi retur pembelian dalam jurnal retur pembelian atau jurnal umum.
• Berkurangnya harga pokok persediaan karena retur pembelian dalam kartu persediaan.
• Berkurangnya utang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar atau dalam kartu utang.

5. Jelaskan  pengendalian intern yang dilakukan perusahaan dalam Sistem Akuntansi Penggajian & Pengupahan!

Organisasi

1. fungsi pembuatan daftar gaji & upah harus terpisah dari fungsi keuangan

2. fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi

Sistem otorisasi

3. setiap orang yg naanya tercantum dalam daftar gaji & upah, harus memiliki surat 

keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yg ditandatangani oleh 

Direktur Utama

4. setiap perubahan gaji & upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif 

gaji & upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur 

keuangan

5. setiap potongan atas gaji & upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan 

harus didasarkan atas surat potongan gaji & upah yg diotorisasi oleh fungsi kepegawaian

6. kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu

7. perintah lembur harus diotorisasai oleh kepala departemen karyawan yg bersangkutan

8. daftar gaji & upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia

9. bukti kas keluar untuk pembayaran gaji & upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi

Prosedur pencatatan

10. perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dgn daftar gaji & 

upah karyawan

11. tarif upah yg dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi Praktik yg sehat

12. kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yg  terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung

13. pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus idawasi oleh fungsi pencatat waktu

14. pembuatan daftar gaji & upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian 

perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran

15. penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan

16. catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji & upah